Le nombre de documents papier qui transitent chaque jour entre les différents acteurs internes et externes d’une entreprise est conséquent. On estime qu’en moyenne 5 % du chiffre d’affaires d’une entreprise est consacré à la gestion de ces documents. Dématérialiser les documents offre de nombreux avantages pour améliorer à la fois les process et les coûts de gestion.
La gestion électronique des documents
Dématérialiser les documents est un processus qui consiste à scanner des documents papier pour obtenir un fichier numérique. Cette numérisation est associée à l’utilisation d’un logiciel de reconnaissance de caractères. Pourquoi ? Pour que le fichier numérique soit exploitable en termes de recherches par exemple. On parle également de GED, gestion électronique des documents.
Dématérialiser pour gagner du temps
Chaque salarié de votre entreprise perd du temps quand il s’agit de remettre la main sur un document papier. Rechercher une facture, un devis ou encore un courrier… Cela implique souvent de se rendre dans le local consacré à l’archivage, de trouver la bonne boîte, et enfin d’en extraire le bon document. Sans oublier, bien sûr, de le remettre en place après usage ! La dématérialisation des documents administratifs permet un accès unique pour tous les collaborateurs via un moteur de recherche. En quelques clics, le document convoité s’affiche à l’écran. Terminé les longues errances aux archives !
Sécuriser vos documents
Quel entrepreneur n’a pas eu de sueurs froides en découvrant qu’un sinistre avait provoqué la perte de tout ou partie de ses archives ? Le papier est, à ce titre, particulièrement fragile. Le problème se pose également au niveau des encres utilisées. Parfois, elles n’assurent pas la conservation dans le temps de la lisibilité du document. Disposer d’une solution de gestion électronique des documents vous met définitivement à l’abri de ce type de soucis.
Des économies au service de la planète
Mettre en œuvre un projet de dématérialisation de vos documents représente certes un investissement non négligeable, en temps comme en coûts. Mais les économies réalisées par la suite vous permettront de rentabiliser rapidement l’opération. Vous limiterez également l’impact environnemental en réduisant ou supprimant le papier au sein de vos flux de documents. L’image de votre entreprise et sa responsabilité sociétale en sortiront grandies.
La dématérialisation offre donc de nombreux avantages. Elle vous permet d’entrer dans le monde des entreprises agiles, avec une capacité de réaction améliorée. De nombreux prestataires proposent leurs services pour vous accompagner sur les étapes nécessaires à la mise en œuvre sur le terrain. Alors, n’hésitez plus, lancez-vous !