Le télétravail implique une toute nouvelle façon d’organiser la vie professionnelle. C’est d’autant plus vrai avec les réunions de travail virtuelles et en ligne. Heureusement, grâce à la technologie numérique et à tous les outils de partage de données, organiser une réunion en télétravail n’a jamais été aussi simple.
Organiser une réunion de travail dématérialisée
En premier lieu, notifiez la réunion à tous les participants dans leur calendrier numérique. Dans votre invitation à la réunion, préciser le lien d’accès à la conférence, la date et l’heure. Ensuite, envoyez un rappel une semaine avant la réunion, la veille puis le jour J.
Pour un board meeting par exemple, une réunion en ligne du conseil d’administration, précisez l’ordre du jour. N’hésitez pas à demander aux participants s’ils ont des suggestions sur les thèmes à aborder. Ainsi, vous gagnerez en temps et en efficacité et le cours de la réunion n’en sera que plus fluide.
Faites des tests techniques avant la réunion sur chacun des postes des participants en télétravail. Partage d’écran, son et caméra doivent être vérifiés en priorité.
Le partage numérique des documents pour une réunion de télétravail
Souvent une réunion de travail implique une signature de documents. La signature est une forme de validation hiérarchique indispensable dans le milieu professionnel.
Dans une réunion de travail à distance, le partage numérique et la signature de documents restent possible grâce à la signature électronique de PDF. En effet, le format PDF permet d’apposer de façon sécurisée une signature électronique sur un document ou de le parapher. Certains outils vous permettent également d’authentifier votre signature quel que soit le support.
Réunion de télétravail et centralisation des données
Les données d’une entreprise sont des données confidentielles. Or, celles-ci doivent rester accessibles et exploitables par les employés, même à distance. Donc, la centralisation de ces données est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise et elle doit être hautement sécurisée.
Cette centralisation permet de classer et de gérer les informations à distance. Ainsi, elle favorise l’échange d’informations entre les différents services d’une entreprise. La centralisation des données est essentielle dans la mise en place des réunions de travail et facilite le partage de fichiers sécurisé.
Tous les outils numériques sont à disposition pour une réunion en télétravail efficace. Reste maintenant à trouver le rythme et à insuffler suffisamment d’énergie dans les échanges pour que celle-ci soit aussi intéressante qu’une réunion en présentiel. En effet, l’implication est plus difficile à mesurer à distance et il faut réussir à susciter un intérêt productif pour l’entreprise.